Materi Merawat Arsip Untuk Menata File Lebih Rapi

Pada diskusi kali ini kita akan membahas mulai dari pengertian kearsipan, manajemen kearsipan, tujuan kearsipan, jenis arsip, masalah kearsipan dan aplikasi digital kearsipan. Pokok bahasan ini saya sarikan dari Term of Reference yang dikirimkan dari Omah Produktif beberapa hari yang lalu. TOR tersebut berisi Tema: Pengarsipan perlu dingertiin, gak cuman perasaan, yang berangkat dari masalah organisasi Omah Produktif yang terkendala akan temu Kembali informasi yang berupa dokumen dan arsip yang sulit.

Pertama akan kita mulai yaitu pengertian dari kearsipan, sebelum itu perlu diketahui bahwa kearsipan Indonesia sudah mempunyai dasar perundangan, yaitu Undang-undang nomor 43 Tahun 2009, sudah sekitar 11 tahunan undang-undang ini ditetapkan di Indonesia. Kearsipan sendiri mempunyai banyak pengertian dari para ahli maupun dari undang-undang. Salah satunya adalah pengertian kearsipan dari Undang-undang No. 43 Tahun 2009.

Manajemen kearsipan sendiri merupakan pengelolaan arsip dari awal hingga akhir, singkatnya manajemen kearsipan merupakan proses pengelolaan secara sistematis terhadap daur hidup arsip dari sejak diciptakan, didistribusikan, digunakan, disimpan/ dipelihara dan disusutkan untuk disimpan.

Pada slide kelima merupakan penjelasan dari Daur Hidup Arsip. Dalam Undang-undang no 43 tahun 2009, terdapat 3 rangkaian dalam daur hidup arsip, yang pertama merupakan penciptaan arsip, sebagai contoh dari hasil penciptaan arsip salah satunya adalah surat masuk dan keluar, arsip proposal dan lain sebagainya, selanjutnya menginjak kepada penggunaan arsip dan pemeliharaan, dalam fase penggunaan dan pemeliharaan ini yang menjadi fokus salah satunya adalah ruangan tempat penyimpanan yang harus sesuai dengan kaidah penyimpanan arsip, seperti suhu ruangan, luas tempat penyimpanananya dan kelembapan yang ada pada ruangan tersebut. Dalam hal penggunaan dan pemeliharaan sudah tertulis mengenai teknis dari pelaksanaan pada PP No. 28 Tahun 2012 sebagai turunan dari UU No. 43 Tahun 2009. Selanjutnya adalah penyusutan arsip, penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi penggunaan sudah menurun. Dalam penyusutan sendiri biasanya setiap organisasi mempunyai Jadwal Retensi Arsip sendiri yang akan digunakan untuk keperluan retensi arsipnya.

Pada slide 6 merupakan salah satu contoh dari arsip yang dihasilkan pada proses penciptaan arsip. Gambar kiri layar merupakan tata naskah dinas yang diproduksi oleh BSSN dan sebelah kanan layar merupakan surat keluar yang setiap organisasi pasti mempunyainya.

Pada Bagian Slide 7 merupakan contoh Jadwal Retensi Arsip yang dimiliki oleh setiap organisasi.

Tujuan dari kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009.

Jenis arsip menurut UU NO 43 Tahun 2009 terbagi menjadi 2 yaitu arsip dinamis dan arsip statis, untuk arsip dinamis dibagi Kembali menjadi 3 yaitu arsip dinamis aktif, dinamis inaktif, dan arsip vital.

Penjelasan dari arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, dan arsip vital.

Penjelasan dari arsip statis

pada slide ini merupakan masalah yang umum dijumpai pada mayoritas lembaga atau organisasi yang ada di Indonesia. Dan juga beberapa contoh kasus yang ada. Pada contoh kasus yang pertama yaitu mengenai terbakarnya kantor arsip UI pada tahun 2014 karena kurangnya sarana prasarana pendukung untuk pencegahan kebakarannya, kasus kedua merupakan kasus gunung kelud antara pemerintah Kediri dan pemerintah kabupaten Blitar, pemerintah kabupaten Blitar kalah dikarenakan kekuragan bukti pendukung yang berupa arsip. Selanjutnya merupakan kasus yang menyita perhatian masyarakat Indonesia, yaitu lepasnya Pulau Sipadan dan Ligidan, pulau tersebut lepas dikarenakan pemerintah Indonesia kalah salah satunya dalam pembuktian arsip mengenai kepemilikan pulau.

Masalah arsip yang sering ditemui pada organisasi dan solusi untuk masalahnya.

Selanjutnya adalah alih media arsip yang merupakan solusi untuk saat ini agar masalah-masalah kearsipan di organisasi dapat terselesaikan.

Alih media arsip merupakan digitalisasi arsip dari bentuk konvensional menuju bentuk digital.

Beberapa contoh aplikasi kearsipan digital, untuk aplikasi kearsipan digital yang open source atau free untuk digunakan adalah Arteri, penulis sendiri pernah mencoba untuk Arteri. Sedangkan untuk yang berbayar biasanya diterapkan pada institusi besar seperti pada ExxonMobil ada aplikasi bernama UDocs, di Krakatau Steel ada Namanya SMART Sistem Manajemen Arsip Terpadu. Untuk kita pada hari ini akan sedikit praktik dan review ARTERI. Arteri sendiri merupakan aplikasi kearsipan digital berbasis web open source. Menurut Erwan (2018) arteri merupakan aplikasi kearsipan berbasis web yang dibangun degan tujuan agar dapat mengintegrasikan arsip-arsip secara elektronik. Karena berbasis web aplikasi ini dapat dikembangkan secara mobile. Lisensi aplikasi ini memakai GNU Version 3 yaitu lisensi yang memungkinkan kamu untuk memodifikasi dan mendistribusikannya secara gratis. Fitur fitur yang ada didalamnya menurut saya sudah sangat memadai untuk pengelolaan kearsipan digital baik dalam organisasi formal maupun informal. Selanjutnya saya akan review fitur fitur dari arteri ini.